Настоящее Положение устанавливает политику, порядок обработки персональных данных и направления обеспечения безопасности персональных данных, ограничения на порядок обработки персональных данных для обеспечения их безопасности, ответственность за защиту персональных данных в ООО «Комформ».
Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте Оператора или в фойе офиса.
В данном документе используются следующие термины и их определения:
автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
доступ к информации – возможность получения информации, содержащей персональные данные, и ее использования;
другие лица – физические лица (субъекты персональных данных), законные представители физических лиц, не относящиеся к категории работников, персональные данные которых обрабатывает ООО «Комформ» (уволенные работники, граждане, обращающиеся с заявлениями, жалобами, предложениями; близкие родственники работников, законные представители работников, индивидуальные предприниматели и другие категории субъектов);
информационный ресурс – совокупность данных (независимо от способа их представления, хранения в организации), логически неделимых с точки зрения использующего их бизнес-процесса;
информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
информационная система персональных данных (ИСПДн) – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
информационно-телекоммуникационная сеть –технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;
информационные технологии – процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;
использование персональных данных – действия (операции) с персональными данными, совершаемые в ООО «Комформ» в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающие права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;
конфиденциальность персональных данных – обязательное для соблюдения работниками ООО «Комформ» и иными получившими доступ к персональным данным лицами требование не допускать их распространения и раскрытия третьим лицам без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом;
обезличивание персональных данных – действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
общедоступные персональные данные – персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных, или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности;
объект вычислительной техники (ВТ) – стационарный или подвижный объект, который представляет собой комплекс средств вычислительной техники, предназначенный для выполнения определенных функций обработки информации. К объектам вычислительной техники относятся автоматизированные системы (АС), автоматизированные рабочие места (АРМ), информационно-вычислительные центры (ИВЦ) и другие комплексы средств вычислительной техники. К объектам вычислительной техники могут быть отнесены также отдельные средства вычислительной техники, выполняющие самостоятельные функции обработки информации.
оператор – юридическое лицо (ООО «Комформ»), самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
работник – физическое лицо (субъект персональных данных), состоящее в трудовых отношениях с ООО «Комформ»;
распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
субъекты персональных данных – работники ООО «Комформ», иные определенные или определяемые физические лица;
трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу;
уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
В данном документе используются следующие сокращения:
ИСПДн — информационная система персональных данных
ПДн — персональные данные
Роскомнадзор — Федеральная служба по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций
ФСБ России — Федеральная служба безопасности России
ФСТЭК России — Федеральная служба по техническому и экспортному
контролю России
3.1. Персональные данные обрабатываются в ООО «Комформ» в минимальном объеме и составе, необходимом для достижения заявленных целей и не больше, чем этого требуют цели их обработки.
3.2. Персональные данные, обрабатываемые в ООО «Комформ», в установленных федеральными законами случаях, относятся к конфиденциальной информации ООО «Комформ».
3.3. Условием прекращения обработки персональных данных в ООО «Комформ» является ликвидация или реорганизация юридического лица или отзыв согласия на обработку персональных данных субъектом персональных данных.
3.4. Целями настоящего Положения выступают:
— обеспечение соответствия обработки персональных данных работников ООО «Комформ» и иных субъектов персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации;
— обеспечение защиты персональных данных работников ООО «Комформ», других лиц от несанкционированного доступа, утраты, неправомерного их использования или распространения.
3.5. Задачами настоящего Положения являются:
3.6. Положение об обработке персональных данных разработано на основании требований:
3.7. Настоящее Положение вступает в силу с даты его утверждения генеральным директором и действует до утверждения нового Положения об обработке персональных данных в ООО «Комформ».
3.8. Внесение изменений в действующее Положение производится приказом генерального директора.
3.9. Требования настоящего Положения распространяются на все подразделения ООО «Комформ», связанные с обработкой персональных данных, как с использованием средств автоматизации, так и без использования таковых.
4.1. Обработка персональных данных в ООО «Комформ» осуществляется в соответствии с трудовым законодательством в следующих целях:
4.2. Принципами обработки ООО «Комформ» персональных данных субъектов персональных данных являются:
4.3. Условия обработки персональных данных.
4.3.1. Обработка персональных данных осуществляется только должностными лицами ООО «Комформ», непосредственно использующими их в служебных целях.
4.3.2. Уполномоченные на обработку персональных данных лица имеют право получать только те персональные данные, которые необходимы им для выполнения своих должностных обязанностей. Все остальные работники ООО «Комформ» имеют право на полную информацию, касающуюся только собственных персональных данных.
4.3.2. Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется ООО «Комформ» в следующих случаях:
4.3.3. Специальные категории персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни в ООО «Комформ» не обрабатываются, за исключением случаев, когда субъект персональных данных дал согласие в письменной форме на обработку своих персональных данных;
4.3.4. Сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) в ООО «Комформ» не обрабатываются.
4.3.5. При принятии решений, затрагивающих права и законные интересы либо порождающих юридические последствия для субъекта персональных данных, ООО «Комформ» не имеет права основываться на персональных данных, полученные исключительно в результате их автоматизированной обработки.
5.1. Персональные данные включают в себя:
5.2. В ООО «Комформ» осуществляется обработка персональных данных следующих категорий субъектов персональных данных:
5.3. Информация о персональных данных может содержаться:
6.1. В ООО «Комформ» используются следующие способы обработки персональных данных:
6.2. Создание персональных данных.
6.2.1. Документы, в том числе и в электронном виде, содержащие персональные данные, создаются путём:
6.2.2. ООО «Комформ» получает персональные данные субъектов персональных данных:
6.3. ООО «Комформ» предоставляет персональные данные субъектов персональных данных:
Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
6.4. Работники ООО «Комформ» должны руководствоваться следующими правилами передачи персональных данных и предоставления доступа к персональным данным:
6.5. Решение о необходимости передачи персональных данных и предоставления доступа к персональным данным принимается генеральным директором ООО «Комформ».
6.6. Трансграничная передача персональных данных работников, обрабатываемых в ООО «Комформ», не осуществляется.
6.7. Сроки обработки и хранения персональных данных определяются нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок их сбора и обработки.
6.8. Обработка персональных данных осуществляется ООО «Комформ» с согласия субъектов персональных данных, за исключением установленных законодательством случаев.
6.9. При получении персональных данных ООО «Комформ» в установленных законодательством случаях получает у субъектов согласие на обработку их персональных данных. Форма согласия субъектов персональных данных, приведена в приложении (Приложение 1).
6.10. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных:
6.10.1. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие ООО «Комформ» на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным.
6.10.2. Письменное согласие субъекта на обработку его персональных данных в соответствии с требованиями трудового законодательства хранится вместе с кадровыми документами субъекта о его трудовой деятельности в ООО «Комформ» в подразделении по работе с персоналом.
6.10.3. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных ООО «Комформ» вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии соответствующих оснований, предусмотренных действующим законодательством в области персональных данных.
6.10.4. Обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных или доказательство наличия оснований, предусмотренных действующим законодательством в области персональных данных, возлагается на ООО «Комформ».
6.11. Хранение персональных данных:
6.11.1. Персональные данные в соответствии с требованием трудового законодательства, включённые в состав карточки формы Т-2, иные персональные данные на бумажных носителях хранятся в запираемом шкафу, установленном в помещении структурного подразделения по работе с персоналом. Персональные данные, содержащиеся на электронных носителях информации, хранятся в информационной системе ООО «Комформ».
Предоставленные персональные данные субъекта, за исключением указанных выше, хранятся в бухгалтерии Общества в соответствии с требованиями действующего законодательства.
6.11.2. Трудовые книжки, журнал движения трудовых книжек, бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в запертом несгораемом металлическом сейфе.
6.11.3. Доступ к информационной системе Общества строго ограничен кругом лиц, определённых в пункте 7.2 настоящего Положения. Персональные данные, содержащиеся на бумажных носителях, сдаются в архив после истечения установленного срока хранения.
6.12. ООО «Комформ» осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъект персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных. По достижении целей обработки, а также отзыва согласия на обработку персональных данных субъектом персональные данные подлежат уничтожению в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва или с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных. Формы: а) Отзыва согласия на обработку персональных б) Акта об уничтожении персональных данных в) Уведомления о прекращении обработки персональных данных приведены соответственно в Приложениях 2, 3 и 4 к настоящему Положению.
6.13. В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение установленного законом срока, оператор осуществляет блокирование таких персональных данных или обеспечивает их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) и обеспечивает уничтожение персональных данных в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами.
7.1. Доступ к персональным данным работников ООО «Комформ» имеют уполномоченные должностные лица ООО «Комформ», непосредственно использующие эти данные в рамках выполнения своих должностных обязанностей.
7.2. Доступ к персональным данным работников ООО «Комформ» имеют:
7.2.1. Генеральный директор ООО «Комформ» к персональным данным работников и граждан, принимаемых на работу.
7.2.2. Руководители структурных подразделений и их заместители – к персональным данным работников возглавляемых ими структурных подразделений.
7.2.3. Работники подразделения по работе с персоналом, в должностных инструкциях которых предусмотрено ведение работы с документами, содержащими персональные данные работников и кандидатов на замещение вакантной должности.
7.2.4. Работники бухгалтерии и финансовых подразделений, в должностных инструкциях которых предусмотрено ведение работы с документами, содержащими персональные данные работников и физических лиц, состоящих с ООО «Комформ» в гражданско-правовых отношениях.
7.2.5. Работники подразделения информационных технологий, в должностных инструкциях которых предусмотрены обязанности по обеспечению функционирования информационных систем персональных данных.
7.3. Должностным лицам, имеющим доступ к персональным данным, запрещается предоставлять персональные данные субъектов для общедоступных источников персональных данных.
7.4. Все лица, допущенные к работе с персональными данными, должны быть ознакомлены с требованиями настоящего Положения под подпись.
7.5. Работники, допущенные к обработке персональных данных, обязаны:
8.1. Ответственный за обработку персональных данных субъектов в ООО «Комформ» назначается приказом по ООО «Комформ»
8.2. Лицо, ответственное за обработку персональных данных, обязано:
8.3. Ответственный за обработку персональных данных в ООО «Комформ» несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных функций по организации обработки персональных данных в ООО «Комформ» в соответствии с положениями законодательства Российской Федерации в области персональных данных.
9.1. ООО «Комформ» обеспечивает защиту персональных данных, обрабатываемых в ООО «Комформ», как с использованием средств автоматизации, так и без использования таковых.
9.2. Выделяются следующие основные направления работ по защите персональных данных:
— обследование информационных ресурсов ООО «Комформ» на предмет наличия в них персональных данных;
— организация разрешительной системы доступа работников ООО «Комформ» к обработке персональных данных;
— организация и проведение работ по защите персональных данных при их обработке в ИСПДн;
— контроль соблюдения мер защиты персональных данных при их обработке.
10.1. С целью выявления наличия в информационных ресурсах персональных данных и последующей их защиты выполняется обследование этих ресурсов.
10.2. Обследованию подлежат все информационные ресурсы ООО «Комформ».
10.3. Сведения об информационных ресурсах, содержащих персональные данные, вносятся в Перечень информационных ресурсов, содержащих персональные данные. Форма перечня приведена в Приложении 5 к настоящему Положению.
11.1. Защита персональных данных в ООО «Комформ» предусматривает организацию разрешительной системы доступа работников к обработке персональных данных.
11.2. В рамках организации разрешительной системы доступа работниками подразделения по работе с персоналом на основании сведений от руководителей структурных подразделений формируется Список работников, обрабатывающих персональные данные, по форме Приложения 6 к настоящему Положению. Данный список утверждается генеральным директором ООО «Комформ».
11.3. При приеме на работу в ООО «Комформ», переводе или изменении должностных обязанностей работники, должностные обязанности которых включают участие в обработке ПДн, принимают на себя обязательства о неразглашении сведений, составляющих персональные данные, и обязаны ознакомиться с нормативными и организационно-распорядительными документами, пройти обучение по применению технических средств защиты.
11.4. Доступ к персональным данным предоставляется в объемах, необходимых для выполнения конкретных функций и трудовых обязанностей, в соответствии с утвержденным Списком работников, обрабатывающих персональные данные.
11.5. Доступ работников к обработке персональных данных прекращается в случаях:
— нарушения работником режима конфиденциальности персональных данных;
— изменения должностных обязанностей работника (в том случае если новые должностные обязанности не требуют доступа к обработке персональных данных).
11.6. При прекращении доступа к персональным данным работник не освобождается от взятых обязательств по неразглашению персональных данных.
12.1. С целью обеспечения безопасности персональных данных при их обработке в ИСПДн создается система защиты персональных данных, включающая организационные меры и технические средства защиты информации.
12.2. Для защиты информации в ИСПДн применяются технические и программные средства, удовлетворяющие установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации требованиям, обеспечивающим защиту информации.
13.1. Файлы cookie, передаваемые сайтом оборудованию субъекта персональных данных (Пользователя) и оборудованием субъекта персональных данных (Пользователя) сайту, могут использоваться Оператором в статистических и исследовательских целях, а также для улучшения сайта.
13.2. На сайте используются средства «Яндекс.Метрика» для сбора сведений об использовании сайта, таких как: частота посещения Сайта пользователями, посещенные страницы и сайты, на которых были пользователи до перехода на данный Сайт. Яндекс.Метрика собирает только IP-адреса, назначенные пользователю в день посещения данного Сайта, но не имя или другие идентификационные сведения.
Яндекс.Метрика размещает постоянный cookie-файл в веб-браузере для идентификации пользователя в качестве уникального пользователя при следующем посещении пользователя данного Сайта. Этот cookie-файл не может использоваться никем, кроме Яндекс. Сведения, собранные с помощью cookie-файла, будут передаваться в Яндекс и храниться на серверах корпорации Яндекса.
Сведения, полученные через Яндекс.Метрику, используются только для совершенствования услуг на данном Сайте. Данные, полученные через Яндекс,Метрику, не объединяются с персональными сведениями.
13.3. Субъект персональных данных (Пользователь) осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети Интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie).